Cara Menjadi Lebih Produktif Dengan Waktu Sedikit

Menjadi lebih produktif dengan beristirahat

Sepekan waktu kerja kita telah terlewati tetapi kita tampaknya belum melakukan banyak hal yang seharusnya dapat kita lakukan. Apakah karena terlalu banyak pekerjaan yang harus kita lakukan ataukah kita tidak seproduktif yang kita bisa?

Jawabannya bisa jadi merupakan gabungan keduanya. Tetapi beberapa petunjuk sederhana berikut ini akan memungkinkan kita untuk mengoptimalkan usaha dan melakukan banyak pekerjaan dalam waktu singkat. Hal-hal seperti beristirahat sejenak, tidur di siang hari dan memprioritaskan tugas-tugas dapat meningkatkan produktivitas kita.

Beristirahat sejenak

Hal sederhana seperti bangkit dari kursi kita dan pergi ke kamar mandi termasuk melakukan istirahat sejenak. Bekerja terus-terusan pada komputer tanpa disadari dapat menyebabkan kelelahan otak sehingga pikiran seringkali menjadi tidak fokus.

Tujuan beristirahat sejenak adalah untuk menghindari atau setidaknya meminimalkan perjalanan psikis yang luar biasa di siang hari. Atau pergilah ke jendela dan lihatlah pemkitangan di luar untuk sedikit kesegaran. Hal ini dapat dibandingkan dengan sebuah ungkapan “Dalam rangka untuk menghasilkan uang, kita harus mengeluarkan uang.”

Dengan kata lain, untuk menghemat waktu dan bekerja lebih efisien, kita harus mengambil beberapa waktu untuk beristirahat sejenak dari pekerjaan. Di sisi lain, kita tidak seharusnya melakukan beberapa hal seperti makan di meja kerja kita dengan alasan karena masih banyak pekerjaan yang harus segera diselesaikan. kita berpikir bahwa kita akan menghemat waktu dengan makan di meja kerja kita tetapi kenyataannya kita akan jauh lebih produktif jika kita bangkit dari meja kita sekitar 10 menit. Tentu saja, meja kita harus digunakan semata-mata hanya untuk tujuan bekerja.
Hal ini bertujuan agar kita dapat benar-benar fokus pada pekerjaan saat kembali ke meja kerja kita.

Kekuatan istirahat siang

Apa yang orang Spanyol sebut sebagai ‘siesta’ atau istirahat siang telah dikecam oleh para eksekutif Amerika yang berorientasi pada produktivitas. Mereka umumnya tidak memperhatikan kebutuhan pokok tubuh manusia. Meskipun rata-rata orang dewasa mendapatkan sekitar 7 jam tidur setiap malam, namun secara teori mereka seharusnya tidur 8 jam atau lebih.

Stkitarnya, tubuh secara alami ingin tidur antara pukul 2 sampai 4 pagi hari termasuk juga di siang hari. Studi menunjukkan bahwa gangguan tidur pada karyawan dapat menyebabkan perusahaan mengalami kerugian sekitar $ 18 billion setahun karena produktivitas yang hilang. Jadi ada beberapa kebenaran tentang keuntungan beristirahat di siang hari.

Tidur siang singkat seperti di meja kita, di mobil kita (saat tidak bergerak, tentu saja), atau bahkan di taman akan memungkinkan kita untuk segar kembali sehingga dapat bekerja dengan lebih fokus. Tidur siang dengan durasi tidak lebih dari 15 – 30 menit akan memberikan kita energi untuk bekerja sepanjang hari.

Jika kita segan tidur siang karena takut dikatakan pemalas, mari kita lihat orang-orang legendaris berikut yang selalu mengambil kesempatan untuk tidur siang.

Presiden Amerika John F. Kennedy selalu membiasakan diri tidur siang selama 15 menit dengan cara bersandar ke belakang dan menaruh lengan menutupi wajahnya.
Winston Churchill biasa merencanakan meeting strategis di waktu tidur siangnya.
Albert Einstein biasa mengambil waktu tidur siang untuk memulihkan dan meningkatkan produktivitasnya.
Thomas Edison, penemu lampu pijar, lebih memilih rutin tidur sepanjang siang hari daripada tidur di malam hari.

Tetapi bagaimana jika kita adalah tipe konvensional yang tidak suka tidur di tempat kerja? Nah, ada cara lain yang dapat membuat hari kerja kita cepat berlalu.

Buatlah daftar tugas

Banyak perusahaan memiliki masalah yang sama yaitu pekerjaan terlihat menumpuk sementara karyawan terus berusaha mengejar pekerjaan yang belum tertangani. Sebenarnya masalah tersebut ada pada persepsi tugas yang harus diselesaikan, dimana tugas-tugas seharusnya tidak perlu dikerjakan secara berurutan.

Menuliskan hal-hal yang harus dikerjakan dalam sebuah daftar secara berurutan adalah cara yang sangat efisien dalam melakukan sesuatu. Tindakan sederhana dengan mencoret hal-hal yang telah dicapai sangat bermanfaat karena dapat membuat karyawan lebih termotivasi untuk melanjutkan.

Bayangkan sebuah gambaran dimana ada dua karyawan yang memiliki jumlah pekerjaan sama dan harus diselesaikan pada hari itu juga. Karyawan yang membuat daftar tugas sederhana akan paling mungkin menyelesaikan segala sesuatu dengan cepat dan teratur sedangkan karyawan tanpa daftar tugas akan membuang-buang waktu dengan terus memutuskan mana pekerjaan yang harus dilakukan setelah pekerjaan yang satu selesai. Inilah yang dimaksud dengan produktivitas yang hilang…memutuskan apa yang harus dilakukan selanjutnya.

Meskipun banyak orang berpikir bahwa mereka harus segera menyelesaikan pekerjaan begitu pekerjaan itu datang, tetapi nyatanya hal tersebut tidak terjadi. Memprioritaskan tugas memungkinkan seseorang untuk mengerjakan tugas-tugas utama baru kemudian menyelesaikan tugas tambahan.

Apa yang harus dilakukan pertama kali

Cara terbaik adalah dengan membuat lembar kerja sederhana untuk beberapa hari atau minggu yang berisi pemisahan tugas-tugas untuk pagi dan sore hari termasuk tugas-tugas rutin yang butuh dikerjakan terus menerus.

Catatan tempel berwarna kuning hanya akan membingungkan kita karena membacanya disana sini. Pusatkan semua pikiran kita hanya pada satu stkitar daftar tugas.

Kemudian pertimbangkan batas waktu yang diperlukan untuk mengerjakannya, misal menulis memo internal, menjawab email, mengirim faks, melakukan penelitian dan lainnya.

Setelah langkah ini dilakukan, tuliskan nomor sesuai prioritasnya di sebelah daftar masing-masing tugas berdasarkan lama waktu pengerjaan dan kemampuan otak yang dibutuhkan. Ini berarti kita harus menjawab email masuk dan menelepon di saat kita beristirahat sejenak. Maksudnya di saat otak kita mulai lelah beralihlah ke tugas sederhana dan tugas rutin sehari-hari. Kegiatan semacam itu tidak perlu diberikan slot waktu tertentu karena digunakan untuk mengisi waktu luang kita.

Ingatlah untuk memberikan fokus tinggi pada pekerjaan kita selama jam-jam produktif baik di pagi hari atau sore hari tergantung kapan waktu terbaik kita dalam bekerja.

Beberapa hal dibawah ini baik untuk meningkatkan produktivitas kita :

Kendalikan gangguan
Jauhkan panggilan telepon singkat
Delegasikan sebanyak mungkin
Jangan membuat janji yang mustahil ditepati
Selesaikan tugas sebelum pindah ke tugas selanjutnya
Minimalkan dorongan untuk bersosialisasi selama jam kerja
Pisahkan kehidupan kerja dari kehidupan pribadi kita

Tujuan dibalik menjadi lebih produktif adalah belajar mengembangkan strategi kerja yang membuat orang dapat melakukan pekerjaan dengan lebih efisien. Ini akan menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan mengurangi tingkat stres kita.

Jadi buatlah daftar tugas, istirahat atau tidur sebentar. Apapun yang tepat untukmu, lakukanlah.

sumber gambar : morguefile