10 Hal Agar Kesalahan Umum Ini Tidak Terjadi

Seorang manajer baru akan berjalan melalui kurva belajar yang menawarkan sangat sedikit kesempatan untuk uji coba. Apakah kita sedang memimpin 6 karyawan atau seluruh departemen, keterampilan manajemen yang baik adalah suatu keharusan.

Manajer diharapkan untuk bertindak dengan cara tertentu dan bertanggung jawab untuk orang lain, sesuatu yang tidak terjadi pada karyawan biasa. Tetapi sebagai pimpinan, kita adalah orang yang menetapkan tenggat waktu, mendistribusikan beban kerja dan mengevaluasi bagaimana karyawan melakukannya.

Dalam beberapa hal, kita bertanggung jawab untuk mengelola kehidupan, setidaknya selama jam kerja.

Jadi agar sebagian besar tugas selesai – dengan cara yang benar – beberapa kesalahan umum harus dihindari. Untuk itu pertimbangkan beberapa saran berikut ini tentang apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan untuk manajer pemula.

Dengarkan karyawan kita

Seorang atasan harus memahami bahwa karyawan juga manusia, dan mereka tidak bisa diperlakukan seperti benda yang menuruti perintah. Karyawan mungkin marah jika mereka ditempatkan, kesal jika mereka kehilangan kunci, atau tertekan saat mengalami putus cinta.

Tips : Dengarkan apa yang diinginkan karyawan dan kembangkan hubungan di luar atasan dan bawahan. Suasana kerja akan membaik melalui hubungan erat ini dan produktivitas akan meningkat.

Buatlah daftar tugas

Berkembangnya perusahaan kita berarti lebih banyak waktu lagi yang dihabiskan untuk mengorganisir dan berpikir ke depan daripada melakukan tugas-tugas padat karya. Oleh karena itu, susunan pekerjaan sangat penting karena kita bertanggung jawab untuk menyelesaikan sesuatu dan jika kita gagal melakukannya maka banyak hal yang tidak selesaikan.

Tips : Cetaklah daftar tugas mingguan untuk diisi dengan tugas sehari-hari, proyek yang sedang berlangsung dan pekerjaan yang tidak terduga.

Menangani tugas-tugas yang mendesak…secepatnya

Ini sejalan dengan konsep daftar tugas. Jika kita harus menyelesaikan sebuah memo internal tentang tempat istirahat kantor dan membuat reservasi untuk makan malam klien luar negeri yang penting, mana yang akan kita dahulukan? Yang terakhir tentu saja.

Memperbaiki server kita untuk memastikan orang dapat mengakses website kita adalah lebih penting daripada menelepon departemen akuntansi menanyakan tentang perbedaan 100 ribu rupiah dalam laporan keuangan perusahaan – jadi belajarlah untuk memprioritaskan.

Tips : Selalu berpikir bahwa tugas yang dilakukan saat ini adalah salah satu tugas yang paling mendesak dan harus diselesaikan saat itu juga.

Mengalokasikan waktu senggang

Meskipun menangani urusan mendesak adalah keharusan, menjadwalkan 10 – 15% dari hari kita untuk “waktu improvisasi” adalah yang utama. Bahkan disaat kita sedang sangat sibuk menyusun proposal, berurusan dengan pelanggan yang sedang marah di telepon tentunya tidak bisa menunggu.

Tips : Belajar dari kesalahan kita dan dengan cepat kategorikan urusan mendesak lebih dulu daripada masalah yang umum. Jadilah seorang manajer sebaik mungkin.

Selalu miliki cadangan

Memiliki rencana darurat artinya kita harus berada empat langkah di depan dari segala kemungkinan, seperti permainan catur. Merencanakan ke depan dan menutupi “belakang” kita adalah ciri-ciri manajer yang baik.

Apa yang kita lakukan jika karyawan terbaik kita memutuskan untuk menerima pekerjaan lain dengan gaji yang lebih tinggi dan kondisi kerja yang lebih baik? Apakah kita membiarkannya pergi dan mencari karyawan baru atau kita membuat sebuah tawaran balik?

Tips : Miliki daftar pengganti untuk setiap posisi. Ini penting memiliki cadangan untuk kekosongan posisi saat karyawan kita memutuskan berhenti dari pekerjaan, daripada kita harus mulai mencari karyawan-karyawan baru lagi.

Jangan menganggap karyawan sebagai perpanjangan diri kita

Banyak orang selalu ingin berhubungan dengan orang-orang yang seperti diri mereka, terutama dalam dunia usaha. Seorang manajer lebih suka bekerja dengan seseorang seperti dirinya, karena kemudian dia tahu apa yang diharapkan.

Tips : Berikan perhatian pada orang-orang yang tidak melakukan sesuatu dengan cara kita, mereka mungkin benar-benar aset, karena dapat memperkenalkan cara berpikir yang baru yang dapat memperluas cara tradisional kita dalam melakukan sesuatu.

Berpikir di luar kebiasaan

Melakukan hal-hal berbeda artinya kita terus menerus berpikir untuk memperbaiki diri dan teknik kita di tempat kerja. Apakah itu selama meeting produksi atau selama perencanaan pajak akhir tahun kita.

Tips : Jangan berpikir bahwa satu-satunya jalan dari A ke B adalah jalan lurus. Sebuah jalan memutar, bahkan jika itu bukan rute terbaik, sering membuat pemikiran kreatif yang mana itu merupakan tujuan utama seorang manajer.

Miliki karyawan kepercayaan

Melakukan segalanya seorang diri tampaknya mustahil karena semakin banyak tumpukan pekerjaan diatas meja kita. Dan seperti para mafia, memiliki orang kepercayaan dapat meringankan tugas kita dan mengajarkan kita untuk mempercayakan tugas-tugas penting kepada bawahan.

Tips : Membangun hubungan dekat dengan orang kepercayaan akan membantu kita menyelesaikan tugas-tugas dengan lebih cepat.

Bersikap serius

Bagaimana kita mengharapkan orang lain mendengarkan jika kita sendiri tidak yakin dengan yang kita katakan? Bersikap serius artinya kita harus percaya dengan apa yang dapat kita lakukan, terutama jika ingin terwujud.

Tips: Selalu persiapkan dan rencanakan ke depan sebelum membuat keputusan karena untuk situasi tertentu tidak mengijinkan adanya kesalahan.

Jangan takut melakukan kesalahan

Tidak membalas panggilan telepon atau lupa menkitatangani cek untuk tujuan inventaris dapat menjadi kesalahan mencolok di mata karyawan. Tetapi dengan menunjukkan kepada karyawan bahwa kita pun melakukan kesalahan akan menyadarkan mereka, bahwa kita adalah orang yang dapat menerima kesalahan, dalam batasan tertentu, selama itu berfungsi sebagai pengalaman belajar satu kali.

Tips : Jangan bersikap terlalu lunak saat karyawan meminta maaf atas kesalahan dalam tugas-tugas mereka. Jika kita berhasil membuat mereka paham agar tidak melakukan kesalahan lagi, kita akan membuat mereka belajar lebih banyak hal.

Beberapa tips diatas akan membantu meringankan beban kita saat menjadi seorang manajer. Cukup simpan dalam pikiran dan ingat aturan emas ini : “perlakukan orang lain sebagaimana kita ingin diperlakukan oleh orang lain.”

Bagaimana Menghadapi Atasan Yang Tidak Kompeten

Apa yang harus dilakukan ketika atasan kita adalah seseorang yang konyol?

Seseorang yang pernah memiliki seorang atasan pasti pernah mengalami frustasi, tetapi kebanyakan manajer mendapatkan posisi mereka karena kecerdasannya. Dan terkadang ada karyawan tidak puas – karena beberapa atasan benar-benar tidak kompeten. Ada banyak tipe atasan yang benar-benar buruk dan kejam, berikut ini adalah beberapa tipe umum dan cara terbaik menghadapi saat harus bekerja bersama mereka.

Pengintimidasi Perusahaan

Karakteristik : Kasar dan mabuk kekuasaan, orang yang senang mempermalukan bawahannya di depan klien, kolega dan tentu saja di depan atasan mereka sendiri. Strategi manajemen mereka terdiri dari membuat komentar yang merendahkan selama penilaian kinerja dan mengancam untuk memecat setiap kali ada masalah. Meskipun kita bersalah atau tidak.

Bagaimana menghadapi atasan yang tidak kompeten ini : Berurusan dengan tipe atasan ini memang menantang. Caranya adalah dengan menunjukkan kinerja yang menonjol (agar atasan kita tidak mempunyai peluang untuk mempermalukan kita) sambil menarik perhatian dari atasan yang lebih tinggi. Selalu berdiri tegak, tetapi tetap bersikap halus dan menemukan seorang pembimbing yang dapat mengekspos kita untuk peluang baru serta menjadi pelindung kita dari luapan amarah atasan.

Micromanager

Karakteristik : Semua orang yang akrab dengan kata : “Jika kita menginginkan sesuatu dilakukan dengan benar, lakukan sendiri.” Micromanager adalah orang yang seperti itu, memperhatikan dengan jeli setiap aspek pekerjaan kita hingga berapa lama kita melenceng dari jadwal waktu istirahat kita. Memang mereka adalah orang yang memberikan dukungan besar – jika kita tidak keberatan dipantau terus menerus – tetapi jika kita menghargai kebebasan kita, ini adalah sebuah masalah.

Bagaimana menghadapi atasan yang tidak kompeten ini : Ketika berhadapan dengan atasan yang tidak kompeten semacam itu, jangan terlihat kita seperti berusaha mengambil alih dominasinya. Micromanager biasanya selalu mudah kuatir, jadi yang terbaik biarkan mereka tahu semua tindakan kita. Idenya adalah memberikan atasan kita ilusi kontrol sambil tetap mandiri.

Politisi Kantor

Karakteristik : Pengecut dan bermuka dua, politisi kantor selalu menempatkan kebutuhan mereka diatas semua orang dalam tim. Mereka mungkin bersikap seperti teman terbaik kita, tetapi mereka akan menusuk kita dari belakang saat kita terlalu akrab dengan manajemen senior. Ingkar janji, salah memberi informasi, dan mencuri ide-ide adalah bagian ketika berhadapan dengan atasan yang tidak kompeten ini.

Bagaimana menghadapi atasan yang tidak kompeten ini : Cara terbaik untuk melindungi diri dari politisi kantor adalah dengan melakukan komunikasi secara tertulis. Dengan cara itu, semua pertanyaan kita, permintaan dan proposal menjadi catatan resmi. Jika atasan kita mencoba untuk menyelesaikan perjanjian secara lisan, ikutilah dengan konfirmasi email, pastikan untuk men – cc - kan setidaknya satu orang lain dalam perusahaan juga.

Pemaksa Senior

Karakteristik : Biasanya dipromosikan karena senioritas, jenis atasan yang tidak punya perasaan. Selalu mengikuti prosedur dan mematikan setiap usaha untuk berinovasi. Selain takut membuat keputusan, pemaksa senior juga memiliki masalah dengan pengertian bahwa mempertahankan semangat kerja karyawan adalah salah satu tugasnya. Jadi jangan terlalu berharap pada fleksibilitas.

Bagaimana menghadapi atasan yang tidak kompeten ini : Penting bagi kita untuk tetap fokus pada solusi dalam menghadapi atasan yang tidak kompeten, khususnya yang kurang inisiatif seperti ini. Namun perlu diingat, bahwa pemaksa senior terkenal anti perubahan. Jadi jangan repot-repot memperkenalkan ide inovatif sampai kita memiliki beberapa rekan yang siap mendukung kita. Juga lebih baik kita menunggu pertemuan besar sebelum membuat proposal tentang ide kita itu.

Ratu Drama

Karakteristik : Istilah ini ditujukan bagi manajer baik pria maupun wanita yang menghabiskan sebagian besar hari mereka dengan mengeluhkan masalah-masalah ringan yang dibesar-besarkan. Egosentris, memperkeruh suasana, dan tidak mampu berpikir ke depan. Mereka menolak solusi yang jelas hanya untuk memperpanjang masalah dan membuat konfrontasi pribadi. Ratu drama adalah seseorang yang tidak pernah puas.

Bagaimana menghadapi atasan yang tidak kompeten ini : Jangan biarkan diri kita terjebak oleh semua negativitas. Sangat penting kita tetap positif dan fokus pada solusi. Menawarkan saran kita secara pribadi, sehingga tidak menyinggung atasan kita. Cara lain untuk berurusan dengan atasan yang tidak kompeten ini adalah mengabaikan amarah mereka. Hindari kontak mata jika memungkinkan dan jadwalkan jam istirahat kita di waktu-waktu mereka mulai mengeluh.

Ahli Strategi Yang Pendiam

Karakteristik : Ahli strategi yang pendiam ini sering membuat lingkungan kerja menjadi tidak nyaman karena kita tidak bisa mengatakan sebenarnya kepada yang lain. Atasan ini jarang memberikan tanggapan dan cenderung membuat keputusan eksekutif yang penting tanpa memberitahu staf mereka, hanya mengkitalkan beberapa orang pilihan untuk melaksanakan rencana induk mereka. Akibatnya, antara satu staf dengan lainnya saling tidak tahu menahu apa yang sedang temannya lakukan.
   
Bagaimana menghadapi atasan yang tidak kompeten ini : Berurusan dengan atasan semacam ini memang cukup melelahkan, tetapi kita harus memendam kekuatiran kita sendiri. Ahli strategi yang pendiam biasanya tidak menyadari kesalahan mereka, jadi jangan takut untuk mengutarakan kepedulian kita dan berbagi ide-ide inovatif dengannya. Kemungkinan besar kita dapat menjadi orang-orang kepercayaannya dan menghasilkan kemajuan yang nyata.

Memang mudah untuk merasa tidak berdaya ketika menghadapi atasan yang tidak kompeten, terutama ketika mereka juga ikut menjalankan perusahaan sampai ke lapisan bawah. Tetapi penting sekali bagi kita untuk tetap bersikap tegas dan mempengaruhi perubahan. Mengecam atasan kita bisa dengan cara halus, tetapi tidak ada alasan bagi kita untuk tidak menyarankan bagaimana cara mengefisienkan perusahaan. Ketika semua kita lakukan, bisa jadi justru akan menyelamatkan pekerjaan kita.

Balada Karyawan #10 Apakah Saya Atasan Yang Dibenci Bawahan?

Buat para boss - boss, kami yang bawahan mengingatkan untuk introspeksi diri : Apakah Anda sudah menjadi atasan yang disukai bawahan? Apakah Anda menjadi atasan yang dibenci bawahan?

Gampanglah kalau ingin tahu apakah kita disukai atau dibenci bawahan. Di bawah ini adalah tingkah laku teman saya yang tidak suka dengan atasannya :

1. Pura - pura diskusi serius soal produk dengan rekan kerjanya, agar menghindari meeting dengan atasannya.

2. Rela bertumpuk - tumpuk di mobil asal tidak satu mobil dengan atasannya kalau mau mengunjungi supplier.

3. Tidak membalas email ajakan liburan bersama di Bandung, karena sama - sama lagi pulang kampung ke Bandung. Bayangkan diajak senang - senang saja tidak mau.

4. Menolak panggilan (miscall) dari atasannya.

5. Selalu membicarakan atasannya di belakang.

Tentu tindakan teman saya dan rekan - rekannya ini bukan tanpa dasar. Bisa jadi dalam bekerja atasannya ini mempunyai karakter yang kurang baik. Seperti gampang marah atau suka melempar tanggung jawab kalau ada kesalahan.

Mungkin kalau satu dua kali bawahan maklum. Namanya juga manusia tidak ada seperti. Tapi kalau berkali - kali, ini apa namanya.

Mudah - mudahan atasan teman saya kalau baca ini jadi sadar dan bisa menjadi atasan yang disukai bawahan. Bagaimana dengan Anda?

9 Cara Menjadi Atasan Yang Disukai Bawahan

 Buat rekan - rekan yang baru saja diangkat atasan atau boss, saya ucapkan selamat ya. Tidak semua karyawan memperoleh kesempatan untuk dipromosikan menjadi atasan atau boss. Tentunya ketika menjadi atasan ingin menjadi atasan yang disukai oleh bawahan.

Pada postingan kali ini, akan dijelaskan bagaimana menjadi atasan yang disukai bawahan.

1. Percaya dengan Karyawan
Ketika menjadi atasan, bukan berarti bisa memata - matai gerak - gerik karyawan. Berilah kerpercayaan kepada bawahan. Karyawan kalau dicurigai terus, akan merasa tidak nyaman. Akibatnya bisa karyawan menjadi serba salah atau tidak menyukai atasan.

2. Berusaha untuk selalu ada
Ketika menjadi atasana, berusaha untuk selalu ada. Tidak seenakanya pergi atau keluar kantor. Kehadiran seorang atasan sangat berarti bagi bawahan. Kehadiran atasan (presence) sangat berpengaruh terhadap kinerja karyawan. Karena karyawan merasa sama - sama dalam bekerja.

3. Bisa berteman dengan bawahan
Ketika menjadi atasan, jangan menjadi ada penghalang untuk berteman dengan bawahan. Karena berbeda posisi bukan berarti seorang atasan tidak bisa berteman dengan bawahan. Ketika seorang atasan bisa berteman dan akrab dengan bawahan, mampu meningkatkan komunikasi sehingga semua bisa terlaksana dan tujuan departemen atau perusahaan bisa dicapai dengan mudah.

4. Ucapkan terima kasih
Bawahan juga manusia. Ucapkanlah terima kasih setiap mereka melaksanakan tugas yang diberikan. Ketika ini dilakukan, maka karyawan merasa dihargai dan mereka pun semakin betah untuk bekerja.

5. Memberi masukan
Ketika seorang menjadi atasan, karena dia memiliki kelebihan dari yang lain. Lebih bertanggung jawab, lebih awal datang, lebih lama pulang dan lain - lain. Berilah masukan kepada karyawan mengenai kinerja mereka. Apalagi kalau mereka sedang menghadapi kesulitan ketika sedang menyelesaikan tugas - tugasnya. Sehingga sebagai atasan tidak hanya bisa menyuruh saja, tetapi juga bisa memberi masukan dan bantuan kepada karyawan.

6. Mengenal bawahan
Mengenal bawahan dengan baik adalah salah satu poin yang penting juga. Mengenal nama - nama dan karakter khas dari masing - masing mereka. Sehingga atasan bisa melakukan pendekatan yang berbeda kepada masing - masing karyawan. Ketika ini terjadi, karyawan merasa atasannya memahami dirinya. Sehingga mereka merasa senang, dan dengan sukarela untuk melaksanakan pekerjaannya.

7. Belajar
Ketika menjadi atasan, bukan berarti bisa enak - enak saja. Ketika ada masalah tinggal memanggil atau mendelegasikan kepada bawahannya. Ini tidak akan menimbulkan respek di antara karyawan. Sebagai atasan harus mau belajar lagi. Agar pengetahuan dan ketrampilan terus bertambah sehingga mampu memimpin karyawan dengan baik. Karyawan akan merasa senang dan bangga memiliki atasan seperti ini.

8. Siap menerima masukan
Menjadi atasan bukan berarti tidak bisa dikritik. Sekecil apa pun masukan dari karyawan dengarkanlah. Siapa tahu masukan ini memang tulus bukan untuk menjilat atasan.

9. Perbaiki penampilan
Terkahir perbaikilah penampilan. Penampilan di sini bukan berarti harus mewah dan mahal. Penampilan memang bukan segalanya, tetapi penampilan akan mempengaruhi penilain orang saat pertam kali bertemu. Apalagi, sebagai atasan mungkin Anda harus presentasi atau meeting klien. Penampilan yang buruk dapat merusak citra perusahaan.
Sebagai atasan, Anda juga harus memberi teladan kepada bawahan, termasuk dalam hal penampilan. Anda tentu tidak merasa senang, jika penampilan Anda berantakan, maka dengan memberi teladan akan memudahkan jika akan memberikan saran tentang hal ini kepadanya. Penampilan yang bersih, rapi dan wangi dapat membuat mereka menghormati Anda dan mencegah pembicaraan yang tidak mengenakkan  tentang penampilan Anda.

Mudah - mudahan tips cara menjadi atasan yang disukai bawahan sangat berguna dan rekan - rekan yang baru diangkat atau sudah menjadi atasa bisa menjadi atasan yang disukai bawahan.